第一章  總 則

第一條為不斷提高云南錫業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)學(xué)院）公文處理的效率和質(zhì)量,，使收發(fā)文管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化,、科學(xué)化，特制定本辦法,。

第二條本辦法所述的文件,，是指上級(jí)機(jī)關(guān)、各級(jí)政府,、相關(guān)高校,、企業(yè)、控股公司及所屬各院系,、機(jī)關(guān)職能部門(mén)往來(lái)的公文,、材料、刊物等,。

第三條本辦法所述的涉密文件,，是指注有密級(jí)的公文。

第四條黨委辦公室,、行政辦公室是文件收發(fā)文管理職能部門(mén),。

第五條本辦法適用于學(xué)院及所屬院系、機(jī)關(guān)各職能部門(mén),。

第二章 基本原則

第六條文件收發(fā)處理堅(jiān)持準(zhǔn)確的原則,。在簽收、登記,、分辦,、批辦、承辦,、督辦,、回復(fù)、歸檔,、銷(xiāo)毀等每項(xiàng)工作,、每個(gè)環(huán)節(jié)中，要做到保證質(zhì)量,、符合標(biāo)準(zhǔn),、周詳慎密、準(zhǔn)確無(wú)誤,。

第七條文件收發(fā)處理堅(jiān)持及時(shí)的原則,。收文、發(fā)文的每道工序,、每個(gè)環(huán)節(jié),，要做到迅速、敏捷、暢達(dá),，不拖延,、不壓誤、不停滯,。

第八條文件收發(fā)處理堅(jiān)持保密的原則,。文件的保管和運(yùn)行要做到不丟失，不被盜,；文件內(nèi)容不泄露,，不被竊，確保黨和國(guó)家秘密,，以及企業(yè)秘密的安全,。

第九條文件收發(fā)處理堅(jiān)持專(zhuān)人負(fù)責(zé)的原則。黨委辦公室,、行政辦公室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收文和發(fā)文工作,。收發(fā)人員須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)核對(duì)填寫(xiě)收件,、發(fā)文登記表,。未經(jīng)許可，其他人員不得代理收發(fā)工作,。對(duì)未登記完畢的文件材料,， 不得先行使用、閱讀,。

第三章 收文辦理

第十條 文件簽收：

（一）簽收文件時(shí),，應(yīng)逐件清點(diǎn)，檢查收文單位名稱(chēng),、收件人姓名,，文件密封是否完好，件數(shù)與清單是否相符,，確認(rèn)無(wú)誤再進(jìn)行簽收,；簽收要簽寫(xiě)全名，字跡清晰不潦草,，并注明時(shí)間,。

（二）拆封取件時(shí)，要認(rèn)真檢查文袋,，防止遺漏文件,，文件清單要按序保存?zhèn)洳椤?/span>

（三）文件拆封后，應(yīng)分類(lèi)逐件編號(hào)登記,，在《收文登記簿》上填寫(xiě)收文日期,、編號(hào),、來(lái)文機(jī)關(guān)、原文字號(hào),、密級(jí),、份數(shù)、標(biāo)題等,，登記項(xiàng)目要齊全,。

（四）重要文件要逐份逐頁(yè)查點(diǎn)，若有不符,，及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系處理。對(duì)誤投的文件不能擅自拆封,，應(yīng)及時(shí)退回發(fā)文單位,。

第十一條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)出席重要會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交黨委辦公室,、行政辦公室按流程登記,、傳閱、存檔,。

第十二條文件傳閱和辦理：

（一）黨委辦公室,、行政辦公室負(fù)責(zé)文件的傳閱辦理工作。

（二）文件編號(hào)登記完畢后,，須辦理閱文卡,，按文件時(shí)效性，對(duì)急辦,、待辦,、一般性公文進(jìn)行分類(lèi)，并用鉛筆在閱辦單底部初擬辦理意見(jiàn),，送黨委辦公室,、行政辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和分發(fā)范圍閱批意見(jiàn)后，嚴(yán)格按照批示意見(jiàn)辦理,。

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)親收件要進(jìn)行檢查,，確認(rèn)安全后交收件人處理。

（三）按照領(lǐng)導(dǎo)批示,，文書(shū)應(yīng)及時(shí)將文件送達(dá)相關(guān)部門(mén)辦理,；領(lǐng)導(dǎo)批示由多個(gè)部門(mén)共同辦理的文件，由牽頭部門(mén)負(fù)

責(zé)落實(shí),。急件即收即送,。閱批的文件應(yīng)在 2 日內(nèi)閱批并退回收發(fā)文人員進(jìn)行分類(lèi)處理。

（四）學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,，各職能部門(mén)或所屬院系應(yīng) 將擬辦情況及時(shí)呈報(bào),，以便學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)詢(xún),。

（五）傳閱文件要填寫(xiě)文件去向，避免漏傳,、誤傳和延傳,。

（六）文件傳閱應(yīng)遵守傳閱范圍和規(guī)定，嚴(yán)格按照文件公布層次和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,，任何院系,、職能部門(mén)不得擅自擴(kuò)大或縮小閱讀、傳達(dá)范圍,。不得私自將文件轉(zhuǎn)給他人閱看,。

（七）領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)，不得相互橫傳文件,，需要傳閱時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)黨委辦公室,、行政辦公室傳送。

（八）應(yīng)及時(shí)傳閱或閱批文件,。有辦理時(shí)限的,，須在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦結(jié)，不得拖延積壓,。經(jīng)辦人員對(duì)處理的文件應(yīng)件件有落實(shí),，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí),，催辦有結(jié)果,，防止積壓誤事。

（九）收發(fā)文人員要督促承辦人文件辦理工作,，確保按時(shí)限辦結(jié),。

第十三條文件管理：

（一）文件辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)文書(shū)立卷,、歸檔要求,，定期 進(jìn)行公文處理統(tǒng)計(jì)和歸檔，保證文件的完整性,。

（二）當(dāng)年收文須于次年一季度前與收文目錄一并移交學(xué)院檔案室,。

（三）如發(fā)生文件遺失，相關(guān)院系,、職能部門(mén)要寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,，經(jīng)辦人、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)學(xué)院黨政辦公室,，報(bào)告須寫(xiě)明遺失原因,、責(zé)任人和處置意見(jiàn)。

（四）需銷(xiāo)毀的文件,，經(jīng)黨委辦公室,、行政辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，統(tǒng)一匯總、造冊(cè)登記并經(jīng)相關(guān)人員簽字后由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督,，定期到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀,，確保不丟失，不漏銷(xiāo),。

第十四條涉密文件管理：

（一）傳閱涉密文件,，實(shí)行“即送即收”制度。如相關(guān)職能部門(mén)因工作需借閱的,，各職能部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的管理和安全,，禁止將涉密文件帶至家中或公共場(chǎng)所。

（二）未經(jīng)批準(zhǔn),，任何單位（部門(mén)）,、個(gè)人嚴(yán)禁拆封、復(fù)印涉密文件,。確需復(fù)印的須寫(xiě)出書(shū)面申請(qǐng)交學(xué)院及保密委，并由學(xué)院及保密委履行有關(guān)程序后方可復(fù)印,。

（三）任何單位（部門(mén)）,、個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”規(guī)定,，不得在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存儲(chǔ),、傳輸涉密文件，不得在移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備內(nèi)存儲(chǔ)涉密文件,。

（四）涉密人員不得與無(wú)關(guān)人員議論涉密文件內(nèi)容,，不得在公共場(chǎng)所談?wù)撋婷芪募?nèi)容，不得在無(wú)保密裝置的通訊載體上談?wù)撋婷芪募?nèi)容,。

（五）文件管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)做好涉密清退文件的保管工作,，確保不泄密、不遺失,。年度涉密文件的清退工作按云南省國(guó)家保密局《文件清退清單》規(guī)定執(zhí)行,。不清退的文件，應(yīng)立卷移交檔案室保存,。

（六）機(jī)要涉密文件由學(xué)院保密委人員與收文人員共同 送交控股公司保密委或上級(jí)保密機(jī)關(guān)統(tǒng)一銷(xiāo)毀,，任何單位、部門(mén)和個(gè)人不得擅自銷(xiāo)毀機(jī)要涉密文件,。

第四章 發(fā)文辦理

第十五條發(fā)文辦理是指以學(xué)院及所屬各部門(mén)名義制發(fā)公文的過(guò)程,，適用于學(xué)院及所屬各部門(mén)對(duì)內(nèi)及對(duì)外發(fā)文從擬稿到歸檔整個(gè)過(guò)程的辦理與控制；適用于需要遵照?qǐng)?zhí)行的制度,、規(guī)定,、決議,、決定、批復(fù),、意見(jiàn),、紀(jì)要、通知和對(duì)外報(bào)送的報(bào)告,、請(qǐng)示,、函等。

第十六條發(fā)文辦理主要程序包括：草擬,、審核,、簽發(fā)、復(fù)核,、校對(duì),、印制、用印,、登記,、分發(fā)、歸卷等,。

第十七條發(fā)文種類(lèi)包括：決議,、決定、通知,、通報(bào),、報(bào)告、請(qǐng)示,、批復(fù),、意見(jiàn)、函,、紀(jì)要等,。

第十八條黨委辦公室、行政辦公室是學(xué)院黨委,、學(xué)院發(fā)文的責(zé)任主體,。

第十九條發(fā)文視文件內(nèi)容和分發(fā)范圍編制不同的分類(lèi)發(fā)文字號(hào)。成文時(shí)間以學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn),。

第二十條對(duì)印發(fā)的文件,，文件管理人員要制作文件印發(fā)登記表，部門(mén)人員領(lǐng)取文件時(shí),，須在文件印發(fā)登記表上簽字,。

第二十一條文件制發(fā)的基本要求：

（一）發(fā)文要求嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、簡(jiǎn)潔,。

（二）必須使用國(guó)家法定的規(guī)范漢字和計(jì)量單位,，不得使用異體字和不規(guī)范的繁體字、簡(jiǎn)體字,。

（三）撰寫(xiě),、修改和簽批文件，用筆用墨必須符合存檔要求,。

（四）文件制發(fā)的具體方法,、程序、行文規(guī)則及文種格式等,，要嚴(yán)格遵守《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等相關(guān)規(guī)定,。

第五章 附 則

第二十二條 本辦法若與《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》不一致的地方，以《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》為準(zhǔn),。

第二十三條本辦法由學(xué)院黨委辦公室,、行政辦公室負(fù) 責(zé)解釋。

第二十四條本辦法自印發(fā)之日起施行,。